مقدمه :

با پیشرفت علوم و تخصصها و افزایش تعداد دستگاهها و خدماتی که در یگ مرکز درمانی چشم پزشکی به بیماران ارایه می گردد عملا کنترل و نظارت تمام بخشها توسط مدیر بیمارستان بدون استفاده از علوم جدید مدیریتی ناممکن است .

یک مدیر می تواند برای مرکز به هر اندازه که می حواهد معیارهایی قابل اندازه گیری تعریف کند و با مشاهده روند زمانی معیارها متوجه شود که وضعیت مرکز درمانی رو به بهبود است یا خیر و در صورتیکه نیاز باشد می تواند با به دست آوردن اطلاعات در مورد سایر مراکز مشابه مقایسه عمکرد بین مراکز را انجام دهد. مقایسه عمکردی بخصوص برای مدیران ارشدی که جندین مراکز درمانی را همزمان به صورت زنجیره ای مدیریت می کنند خیلی مفید است .  با توجه به اینکه استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت به سرعت در حال رشد است به مدیران توصیه میشود از هم اکنون معیارهای قابل اندازه گیری را تهیه نمایند که این معیارها جزو ورودیهای لازم برای نرم افزار مدیریت هوشمند می باشد . شرکت دیده بان تجهیز البرز جهت راهنمایی مدیران مراکز چشم پزشکی سعی می کند در طول زمان این توشتار را کامل کند . این بحث از توضیح مفاهیم اولیه مدیریتی شروع می شود و در انتها  با ارایه یک نرم افزار هوشمند پیشرفته مدیریتی ساده که توسط یک دانش آموز ۱۶ ساله طراحی شده است خاتمه پیدا خواهد کرد.

شاخص عملکرد کلیدی Key Performance Indicator

ابتدا مدیر شاخص های قابل اندازه گیری که برایش مهم است تعریف کند به عنوان مثال این معیارها که اصطلاحا KPI   نامیده میشود می تواند از جنس کمی مانند تعداد بیماران مراجعه کننده به مرکز و یا کیفی مانند میزان رضایت بیماران بعد از عمل جراحی باشد .

در این نوشتار سعی می شود بعضی از شاخص های عملکرد یک مرکز جشم پزشکی بیان شود . یک مدیر می تواند بستگی به اهداف آن مرکز درمانی شاخص های پر اهمیت رابرای خود انتخاب نماید و میزان پیشرفت مرکز را در جهت اهداف مرکز دنبال کند . این مثلام می توانند  نشان ‌دهند مشتریان چقدر خدمات شما را دوست دارند و آیا اخباری در مورد شما شنیده می‌شود یا خیر.تعداد کل ویزیت های بیمارمی‌توانید تعداد کل مراجعه‌های بیمار را پیگیری کنید تا به طور متوسط ​​از تعداد بیمارانی که وارد مرکز درمانی میشوندایده اولیه داشته باشید. روش های زیادی برای محاسبه این میزان وجود دارد، از جمله در روز، برای هر پزشک یا در ماه. با در دست داشتن این عدد اولیه، می‌توانید برای محاسبه مواردی مانند تعداد ویزیت‌هایی که هر پزشک در سال انجام می‌دهد، کدام  پزشکان بیشترین بیماران را می‌بینند و موارد دیگر را به دست آورید. کارشناسان می‌گویند این توصیه عملی  برای مراکز درمانی چشم باید هر ماه دنبال شود،

تعداد بیماران جدید

درست است که دانستن تعداد مراجعات بیماران مهم است ودانستن میزان مراجعات بیماران جدید نیز مهم است .به عنوان مثال، اگر ۴۰ درصد از ویزیت های شما در سال گذشته بیماران جدید بوده و این میزان در سال جاری به ۲۰ درصد کاهش یافته است، تمرکز بر گرفتن بیماران جدید باید در اولویت قرار گیرد. کارشناسان می گویند که این یکی از بهترین شاخص های عملکرد مرکز درمانی چشم است . بر روی آن تمرکز کنید زیرا تضمین می کند که تجارت پایدار وجود دارد. به طور متوسط حدود ۱۱ درصد از بیماران سالانه دیگر به مرکز درمانی مراجعه نمی کنند ، بنابراین اگر تعداد ویزیت بیمار جدید شما هر سال حداقل به این میزان افزایش پیدا نکند، احتمالاً مرکز درمانی شما در حال افول است.

دم مراجعه بیمارمطابق با وقت تعیین شده

بیمارانی که وقت ویزیت می گیرند ولی به موقع حاضر نمیشوند می تواننددر روند کار مرکز جشم پزشگی اختلالات جدی ایجاد کنند. توقف این مهم  نیاز به تاکتیک های خاص خود دارد، می توانید با ردیابی این KPI شروع به کنترل وضعیت کنید. علاوه بر این، بدانید که این می‌تواند به شما کمک کند تا به کارکنان برنامه‌ریزی خود اجازه دهید بدانند چه زمانی می‌تواند برای رزرو چند قرار ملاقات در صورتیکه احتمال عدم حضور بیماران زیاد است اقدام نمایند. برای مثال، برخی از عدم حضورها ممکن است فصلی باشند، مثلاً در تعطیلات یا بیشتر. تعطیلات تابستان زمانی که خانواده ها سفر می کنند. دانستن این موضوع می‌تواند به تشخیص زمانی که رزرو دوبل قابل قبول است کمک کند تا تأثیرات عدم حضور را کاهش دهد. آیا تماس‌های تأیید قرار شما مستقیماً به پست صوتی می‌روند؟ ممکن است بتوانید نرخ عدم حضور را با ارسال یادآور پیام های متنی در کنار تماس های یادآوری کاهش دهید، و اگر عدم حضور یک مشکل واقعی است، ممکن است مناسب باشد که هزینه های عدم حضور را در نظر بگیرید فقط باید مطمین شوید که بیماران از این سیاست مالی مرکز مطلع شده باشند .

ردیابی ارجاعات

ارجاعات شما از کجا می آید؟ دوستان و خانواده؟ پزشکان اورژانس؟ پزشکان دیابت؟ تبلیغات رسانه های اجتماعی؟ بیلبوردها؟ دانستن این موضوع می تواند نشان دهد که چه نوع بیمارانی ممکن است در آینده به مراقبت از چشم نیاز داشته باشند. همچنین می تواند به شما بگوید که آیا مشکل بزرگتری وجود دارد که باید بررسی کنید. اگر تعداد ارجاع شما در حال کاهش است، ممکن است لازم باشد اقدامات دیگری مانند تمرکز بر روابط ارجاع خود انجام دهید. تاریخچه داروهای تجویز شدهارزیابی تعداد داروهای موجود در مرکز شما معیار مهم دیگری است که باید از آن آگاه باشید، و ردیابی تاریخچه تجویز می تواند اطلاعات ارزشمندی را ارائه دهد.. برای رسیدگی به این موضوع، عاقلانه است که گزارش هایی ایجاد کنید که اطمینان حاصل شود که تمام داروها به درستی صورتحساب شده اند. می‌توانید از این KPI استفاده کنید تا مطمئن شوید که فروش داروها و تجهیزات به درستی ثبت می شود. آموزش اعضای تیم خود در مورد اهمیت صدور صورت‌حساب همه خدمات ضروری است. شما به راحتی می توانید با مقایسه تاریخچه داروهای تجویز شده با موجودی موجودی که در دست دارید، این اختلافات را کشف کنید.همچنین باید مطمین شوید که پرداختایی که بابت اجناس مرجوعی انجام داده اید به حساب مرکز درمانی عودت داده شود.  تجزیه و تحلیل بیمهآیا بیمه گذاران با شما صادقانه و منصفانه رفتار می کنند؟ مطمئناً آسان‌تر است که فرض کنید بیمه‌گران به شما پولی را که باید پرداخت می‌کنند، اما مهم است که بدانید، درست مثل بقیه، بیمه‌گذاران نیز می‌توانند اشتباه کنند، و این مسئولیت شماست که آن اشتباهات را بیابید و به بیمه‌گر بیاورید. توجه. اندازه‌گیری این KPI می‌تواند هم نشان دهد که پزشک شما مبلغی را که حقش است را دریافت می‌کند . اندازه گیری تاخیر زمان مطالبه از شرکتهای بیمه نیزبه شما کمک می کند در سال بعد با کدام بیمه ها قرارداد ببندید و با کدامها قطع همکاری نمایید.

گزارش بهره وری بر اساس روش درامد

درآمد مرکز شمااز کجا می آید؟ با ملاحضه درآمد هر بخش و بررسی روند زمانی می توانید متوجه شوید کدام بجض ها بهره وری بیشتری دارند. برای مثال، آیا گزارش‌ها نشان می‌دهند که بیشتر درآمد شما از رویه‌ای است که فقط تعداد انگشت شماری از کارکنان شما واقعاً انجام می‌دهند؟ اگر فکر می کنید که هر چیزی، مانند جای خالی کارکنان، می تواند تغییر کند، دانستن آن خوب است. اگر چنین است، می تواند تأثیر منفی بر بخش عظیمی از درآمد شما بگذارد. گزارش های زمان دسترسی به دریافتی هاواقعا چقدر طول می کشد تا مانده های معوق را جمع آوری کنید؟ آیا مجموعه های کند به دلیل هر یک از فرآیندهای داخلی شماست؟ با ایجاد یک گزارش KPI با استفاده از حداقل داده‌های سه ماهه، می‌توانید تأثیراتی مانند آنچه که در صورت مریض بودن یا مرخصی یک پزشک رخ می‌دهد را در نظر بگیرید. همچنین می توانید برای زمان پرداخت هزینه ها مدت زمان بگذارید. اگر یک بخش هزینه کرده است باید زود ثبت کند تا رد گزارشات شما خودش را نشان ندهد و اگر مثلا ۹۰ روز بعد از هزینه بخش مستندان به شما برسد می توانید انرا پرداخت نکنید.آیا بیماران زیادی با مبالغ معوقه دارید؟ اگر چنین است، ممکن است وقت آن رسیده باشد که بررسی کنید آیا می خواهید روش جمع آوری پرداخت خود را تغییر دهید یا خیر. به یاد داشته باشید بهترین زمان دریافت هزینه از بیماران قبل از خروج آنها از بیمارستان است ، زیرا پس از رفتن آنها، داده ها نشان می دهد که شانس شما برای دریافت کاهش می یابد. به یاد داشته باشید که در میز صندوق باید از بیماران بپرسند که “چگونه” می خواهند پرداخت کنند. جمع آوری KPI ممکن است همیشه آسان نباشد، اما انجام این کار برای متخصصان مراقبت از چشم یک روش هوشمندانه است. با ابزارهای نرم افزار مدیریت تمرین مراقبت از چشم مناسب در کنار شما، دریافت این KPI ها می تواند نسبتا آسان باشد.